In Deutschland müssen Unternehmen bald verpflichtend elektronische Rechnungen (E-Rechnung) empfangen und bei Leistungen an andere inländische Unternehmen (B2B) erstellen und versenden können. Diese Maßnahme zielt darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen.
Nicht betroffen sind: Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen unter 250 Euro), Fahrausweise sowie Rechnungen über bestimmte steuerbefreite Leistungen.
Des Weiteren ist geplant, zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gesendet werden können.
Was ist eine E-Rechnung?
Die heute als E-Mail oder PDF-Dateien versendeten Rechnungen sind keine E-Rechnungen im Sinne der Neuregelung. Eine E-Rechnung ist vielmehr eine Rechnung in einem speziellen strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung der enthaltenen Daten ermöglicht. Grundsätzlich sind nur Formate zulässig, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Die derzeit gängigsten Formate in Deutschland, die diese Norm erfüllen, heißen „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1). Zusätzlich ist es unter bestimmten weiteren Voraussetzungen möglich, auch andere kompatible strukturierte elektronische Formate, wie beim EDI-Verfahren, zu verwenden.
Wer ist von der Neuregelung betroffen?
Die Neuregelung betrifft Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmern (B2B). Beide Unternehmer müssen ihren Sitz in Deutschland (oder bestimmten Gebieten wie Freihäfen) haben. Mit „Sitz“ ist im Regelfall der Firmensitz, der Sitz der Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte gemeint. Falls kein Firmensitz vorhanden ist, reichen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt in Deutschland.
Ab wann gilt die Neuregelung?
Empfang von E-Rechnungen
Unternehmer müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Die technischen Voraussetzungen hierfür müssen bis dahin geschaffen worden sein.
Ausstellung von E-Rechnungen
Grundsätzlich ist ab dem 01.01.2025 bei inländischen B2B-Umsätzen eine E-Rechnung auszustellen. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt damit. Jedoch bestehen Übergangsreglungen:
- Bis zum 31.12.2026 können Rechnungen, wie bisher, auf Papier oder beispielsweise als PDF-Dateien versendet werden.
- Ab 01.01.2027 erfolgt eine erste Einschränkung: Für in 2027 ausgeführte Umsätze sind Papier- oder PDF-Rechnungen nur noch zulässig, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr (also 2026) nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
- Ab dem 01.01.2028 sind Papierrechnungen (in den beschriebenen Fällen) nicht mehr zulässig.
- PDF-Rechnungen können noch für zwischen dem 01.01.2026 und dem 31.12.2027 ausgeführte Umsätze erstellt werden, sofern das „EDI-Verfahren“ genutzt wird.
Fazit
An der Einführung der E-Rechnung führt kein Weg vorbei. Sie bringt Handlungsbedarf aber auch Chancen mit sich. Zwar muss kurzfristig die technische Umstellung gelingen, langfristig ist hingegen mit Effizienzgewinn zu rechnen.
Nehmen Sie die absehbare Pflicht zur E-Rechnung zum Anlass, Ihre Prozesse rechtzeitig zu optimieren und profitieren Sie von den sich daraus ergebenden Vorteilen. Denn die E-Rechnung setzt einen neuen Standard für den Rechnungswesen-Prozess zwischen Ihnen und uns als Ihrem steuerlichen Berater.
Einen tieferen Einblick in die E-Rechnung erhalten Sie auf unserer Themenseite zur E-Rechnung unter www.ecovis.com/e-rechnung.