Seit 01.01.2023 gilt „Ganz oder gar nicht“
Getreu dem alten Schlager von Wolfgang Petry ist es seit dem 01.01.2023 soweit, dass das 2016 beschlossene Kassengesetz seine endgültige Wirkung entfaltet. Gastronomen, Friseursalons und alle anderen Unternehmen, die Bargelder vereinnahmen und dazu eine elektronische Kasse verwenden sind nun verpflichtet die aufgezeichneten Daten mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Einzige Ausnahme davon ist, wenn gar keine elektronische Kasse genutzt und stattdessen ein handschriftliches Kassenbuch geführt wird.
Von der Einzelaufzeichnungspflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung
Bereits 2010 wurde mit dem BMF-Schreiben zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften die Pflicht zur einzelnen Erfassung aller Geschäftsvorfälle konkretisiert. Verschiedene Anpassungen seitdem führten dazu, dass die einfache Vorlage von Z-Bons dem Finanzamt nicht mehr ausreicht und bei Zuwiderhandlung die Nichtanerkennung der Buchführung die Folge sein kann.
Aktuelle Anforderungen an Kassensysteme
Die aktuell wesentlichen Anforderungen ergeben sich aus dem Gesetz und der Kassensicherungs-verordnung:
- Die Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.
- Die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
- digitalen Aufzeichnungen sind zu sichern und für Kassen-Nachschauen sowie Außenprüfungen verfügbar zu halten.
- Den am Geschäftsvorfall Beteiligten ist ein Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und zur Verfügung zu stellen.
- Dem zuständigen Finanzamt muss die Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. (derzeit ausgesetzt, da Schnittstelle noch nicht verfügbar)
Welche TSE gibt es?
Jedes elektronische Kassensystem muss also spätestens ab 01.01.2023 über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Damit werden sämtliche Geschäftsvorfälle individuell und unveränderbar dokumentiert und ermöglichen dem Finanzamt per Schnittstelle die schnelle Prüfung, ob das System gesetzeskonform arbeitet.
Für TSE gibt es zwei Lösungsansätze auf dem Markt:
- Hardware-TSE (z.B. SD Karte, USB-Stick))
- Cloud-TSE (über lfd. Internetverbindung)
Geläufige Hersteller anerkannter Systeme sind dabei unter anderem:
- Swissbit oder Cryptovision (Hardware)
- D-Trust oder Fiskaly (Cloud)
Für kleinere Unternehmen bieten sich dabei aufgrund des einfacheren Handlings eher Hardware-TSE an, während für größere Unternehmen, bei denen mehrere Kassensysteme im Einsatz sind Cloud-TSE bevorzugt werden.
Ob eine TSE im Einsatz ist, ist in der Regel auf dem ausgegebenen Kassenbeleg ersichtlich. Entweder in Form eines langen Text- und Zahlencodes oder als scanbaren QR-Code. Beim letzterem kann der Unternehmer die Funktionsfähigkeit der TSE selbst prüfen, in dem man den Code mit einer Smartphone App (z.B. „Fiskalcheck“) einscannt.
Wenn das Finanzamt kommt…
Mit dem Kassengesetz wurde auch die Kassen-Nachschau eingeführt und so dem Finanzamt die Möglichkeit gegeben auch außerhalb von Betriebsprüfungen elektronische Kassen prüfen zu können. Wichtig: Kommt das Finanzamt ist dem Prüfer nach erfolgter Identifikation Zugang zur Kasse zu gewähren und ihm alle damit zusammenhängenden Unterlagen vorzulegen.
Was ist mit der offenen Ladenkasse?
Die Verwendung einer offenen Ladenkasse anstatt eines elektronischen Kassensystems ist zwar weiterhin nicht verboten, doch sprechen Mehraufwand, Fehleranfälligkeit und die damit sogar höhere Gefahr von Steuernachzahlungen oft gegen den Einsatz einer rein händisch geführten Kasse.