Kassennachschau ab 2018

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ wurden eine ganze Reihe von Vorschriften eingeführt, die Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen erschweren sollen. Diese gelten ab dem Jahr 2020.

Die sogenannte Kassennachschau gilt bereits ab dem 01.01.2018. Die ersten Prüfungen haben bereits stattgefunden.

Inhalt der Kassennachschau

Das Finanzamt erhält das Recht, außerhalb einer Außenprüfung ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben vor Ort zu überprüfen. Dazu gehört auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der elektronischen Kassen.

Durchgeführt wird die Kassennachschau durch einen mit der Prüfung betrauten Amtsträger, so das Gesetz.

• Vor Prüfungsbeginn Ausweis mit schriftlicher Ermächtigung zur Kassennachschau und schriftlichen Prüfungsauftrag zeigen lassen!

Ort und Zeitpunkt

Die Nachschau findet nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen während der üblichen werktäglichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Bei bestimmten Branchen auch am Wochenende.

Wohnräume dürfen ohne die Zustimmung des Steuerpflichtigen nicht betreten werden, es sei denn, dass eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung bestehen würde, z.B. bei Anzeichen von Verdunkelungsgefahr.

• Zutritt nur zu Geschäftsräumen zulassen!
• Bei Ankündigung der Durchsuchung der Wohnräume gezielt nachfragen, ob tatsächlich eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht!
• Bei Durchsuchung unbedingt Steuerberater oder Rechtsanwalt verständigen!

Vorzulegende Unterlagen

Dem Prüfer ist ein Zugang zum Kassensystem zu gewähren und die Auswertung der Daten zu ermöglichen. Er kann auch untersuchen, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert.

Es sind alle Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungs- und Programmieranleitungen) über die der Kassennachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.

Die Prüfung kann sich über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre) erstrecken.

Der Prüfer kann auch einen Kassensturz vornehmen. à Sollbestand lt. Kassenbuch versus Istbestand lt. Kasse.

• Vorlage eines täglich geführten, kassensturzfähigen Kassenbuchs!
• Bei elektronischen Kassen darf der Prüfer eine Übermittlung der Daten verlangen. Die Prüfung und Auswertung der Daten kann danach im Amt erfolgen.
• Zugriff nur auf Kasse zulässig, keine Schränke, Schubladen o.Ä.!
• Einen konkreten Ansprechpartner festlegen, an den sich der Prüfer wenden darf!

Verfahrensdokumentation und IKS

Die Kasse soll nach den GoBD auch Bestandteil einer Verfahrensdokumentation sein, in der die gesamten Abläufe der Buchhaltung einschließlich der Vor- und Nebensysteme abgebildet werden. In dieser ist der Prozess „Kasse“ darzustellen.

Zudem ist über ein internes Kontrollsystem (IKS) sicherzustellen und zu kontrollieren, dass die Bedienung der Kassensysteme nur vom befugten und geschulten Personal erfolgt.

Die Verfahrensdokumentation ist zwar lt. Gesetz bei der Kassennachschau nicht vorzulegen. Es ist aber zu empfehlen, diese vorzuhalten, um dem Prüfer einen schnelleren Einblick in den Kassenprozess zu ermöglichen.

Offene Ladenkasse

In diesen Fällen wird der Prüfer einen Kassensturz verlangen und die Aufzeichnungen der Vortage überprüfen.

Übergang zur Betriebsprüfung

Falls es zu Beanstandungen bei der Kassenführung kommt, kann sofort zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Diese umfasst dann alle betrieblichen Unterlagen und elektronischen Daten.

Auf die Möglichkeit des Übergangs zur Außenprüfung muss der Prüfer vorher aber schriftlich hingewiesen haben.

Verweigerung der Kassennachschau?

Die Verweigerung der Kassennachschau ist grundsätzlich möglich. Eine Durchsetzung mit Zwangsmitteln seitens der Finanzverwaltung ist nicht zulässig.

Jedoch kann in diesen Fällen der Prüfer direkt zu einer Außenprüfung übergeben.

„Verdeckte“ Kassennachschau

Auch die sogenannte verdeckte Kassennachschau ist zulässig, bei der die Kassenbedienung in den der Öffentlichkeit zugängigen Geschäftsräumen beobachtet wird, ohne dass sich der Prüfer ausweisen muss. Ebenso zulässig sind Testkäufe.

Sanktionen

Wird durch die Kassennachschau nachgewiesen, dass das Kassensystem schwerwiegende Mängel aufweist, kann dies dazu führen, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwirft und die Besteuerungsgrundlagen schätzt.

Auch der Vorwurf der Steuerhinterziehung kann ggf. schnell im Raum stehen.

Ab dem Jahr 2020 wird es dann auch neue Bußgeldtatbestände geben, wenn die Kasse nicht ordnungsgemäß ist.